みなさん仕事が多くて手が回らなくなっていませんか？
駅の本屋にはビジネス書の近くに時短本があるのを見かけます。
それだけみんな仕事に手が回らなくなって困っているんだなあと感じたのでぼくがどうやって仕事を調整しているか書いてみました。
時短テクも大事だけどやっぱコミュニケーション
もちろん時短本に書いてあるように計画を立てるとかPC業務はショートカットキーをマスターすることでも作業時間を削減することはできる。
でもいくら計画を立てたり、ショートカットキーを覚えても仕事量が自分のキャパを超えていて困っている。
そんな時はコミュニケーションです。
まずは自分の状況を素直に説明する。
これ言って嫌われたらどうしようとか考える必要はありません。
あなたはただ事実を書けばいいんです。誰かの悪口を言うわけじゃないし、ビビる必要はありません。
状況を説明するときのポイントは相手の立場になって考えること。
具体的に言うと、例えば上司に相談する場合は当然上司の立場になって考える。
上の人たちって結構忙しいので一人一人の仕事なんて全部把握できていません。
まずは「自分が何の業務で時間がかかっているのか」を説明する。
そして、自分の考えを必ず伝える。
これをしないとただの愚痴みたいになっちゃうので必ず自分の考えを伝える。
時間をかければできるのか、技術的に難しいかなどシンプルに伝える。
こうやって伝えると上司は意外と話を聞いてくれます。
ちなみにぼくの場合は子会社にいるので上司より本部の人とやり取りすることが多いです。
本部の人と業務調整するときは上司に連絡するときよりも注意してやり取りをしています。
本部と子会社は離れているので遠隔でのやり取りなので、上司よりも私たちの状況が見えていません。
そのため、小学生でもわかるような文章で状況を伝えるようにしています。
その場にいない人が状況が想像できるように書くことがポイントです。
例えば、ぼくはシフト勤務で平日２日休みで土日勤務です。4人でシフトを回しています。
でも仕事を一緒にやる本部の人は平日勤務で土日休みです。
この場合はシフト勤務だから日によって対応する人が違うという説明から入らなければいけません。
上司は当然ぼくらがシフトって知ってるけど、遠く離れている本部の人は知りません。
すごい当たり前だけど、仕事ってここのコミュニケーションが取れていないから業務が回らなかったり、ミスが発生していることがかなり多い。
まとめ
まずは今の状況と自分の考えを伝える。
遠隔でやり取りする場合はチョー詳しく状況を説明する。
